بهره‌وری سازمان فقط به این معنی نیست که کارکنان کار بیشتری در زمان کمتر انجام دهند. گاهی بخش قابل‌توجهی از زمان یک تیم صرف پیدا کردن یک فایل، گرفتن تأیید یک درخواست، پرسیدن وضعیت یک کار یا جست‌وجوی اطلاعاتی می‌شود که در جایی از سازمان وجود دارد، اما دسترسی به آن ساده نیست. اینجاست که شیرپوینت می‌تواند نقش مهمی در بهبود بهره‌وری سازمان داشته باشد.
شیرپوینت با ایجاد یک بستر متمرکز برای مدیریت اطلاعات، اسناد، همکاری تیمی و اجرای برخی فرآیندهای سازمانی، کمک می‌کند کارها از حالت پراکنده و وابسته به روش‌های دستی خارج شوند و ساختار منظم‌تری پیدا کنند. اما سؤال اصلی این است: شیرپوینت دقیقاً چگونه می‌تواند بهره‌وری یک سازمان را افزایش دهد؟
بهره‌وری سازمانی دقیقاً یعنی چه؟
وقتی از بهره‌وری صحبت می‌کنیم، منظور فقط سرعت انجام کار نیست. یک سازمان زمانی بهره‌ورتر عمل می‌کند که بتواند با منابع، زمان و نیروی انسانی موجود، خروجی بهتر و منظم‌تری داشته باشد.
فرض کنید یک کارمند برای انجام یک کار ساده باید:
– فایل موردنظر را در چند پوشه مختلف جست‌وجو کند.
– آخرین نسخه سند را از همکارش بگیرد.
– برای تأیید آن ایمیل ارسال کند.
– چند روز منتظر پاسخ بماند.
– وضعیت درخواست را دوباره پیگیری کند.
– اطلاعات نهایی را در یک فایل یا سیستم دیگر وارد کند.
هر کدام از این کارها شاید زمان زیادی نگیرند، اما وقتی همین اتفاق هر روز و برای افراد مختلف تکرار شود، مجموع زمان از دست‌رفته قابل‌توجه خواهد بود.
چرا سازمان‌ها بخشی از زمان خود را از دست می‌دهند؟
بخش زیادی از اتلاف زمان در سازمان‌ها لزوماً به دلیل حجم زیاد کار نیست. گاهی مشکل، نحوه انجام کار است.
پراکنده بودن اطلاعات، استفاده از چندین فایل و سیستم مختلف، فرآیندهای دستی و ارتباطات نامنظم بین واحدها می‌تواند باعث شود کارکنان برای انجام یک کار ساده، چند مرحله اضافه را طی کنند.
برای مثال، ممکن است اطلاعات یک پروژه در ایمیل، فایل‌های Excel، پوشه‌های اشتراکی و سیستم‌های مختلف قرار داشته باشد. در چنین شرایطی، پیدا کردن اطلاعات صحیح خودش تبدیل به یک فعالیت زمان‌بر می‌شود.
شیرپوینت می‌تواند با ایجاد ساختاری منظم‌تر برای اطلاعات و همکاری، بخشی از این اتلاف زمان را کاهش دهد.
شیرپوینت چگونه به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند؟
۱. پیدا کردن اطلاعات را ساده‌تر می‌کند
یکی از مشکلات رایج در سازمان‌ها، کمبود اطلاعات نیست؛ بلکه پیدا نکردن اطلاعات موردنیاز است.
وقتی اسناد در پوشه‌های مختلف، کامپیوترهای شخصی، ایمیل‌ها یا پیام‌رسان‌ها پراکنده باشند، پیدا کردن یک فایل مشخص می‌تواند به یک کار زمان‌بر تبدیل شود.
شیرپوینت امکان ایجاد ساختار مشخص برای نگهداری و دسته‌بندی اسناد شیرپوینت و اطلاعات را فراهم می‌کند. با استفاده از کتابخانه‌های اسناد، متادیتا، سطح دسترسی و جست‌وجو، اطلاعات می‌تواند به شکل منظم‌تری در اختیار کاربران قرار بگیرد.
در نتیجه، کارمند به جای اینکه زمان زیادی را صرف پیدا کردن اطلاعات کند، می‌تواند زمان بیشتری را برای خودِ کار اصلی اختصاص دهد.
۲. وابستگی به فایل‌های پراکنده را کاهش می‌دهد
احتمالاً برای بسیاری از سازمان‌ها این موقعیت آشناست:
«فایل نهایی کدام است؟» یا «نسخه‌ای که برای مدیر فرستادیم همین بود یا فایل جدیدتر؟»
وقتی چند نسخه از یک فایل در مکان‌های مختلف وجود داشته باشد، علاوه بر اتلاف وقت، احتمال استفاده از اطلاعات اشتباه هم افزایش پیدا می‌کند.
شیرپوینت با امکاناتی مانند مدیریت نسخه‌ها و کتابخانه‌های اسناد، کمک می‌کند اسناد در یک محیط متمرکزتر مدیریت شوند و اعضای تیم بتوانند روی نسخه‌های مشخص و قابل پیگیری کار کنند.
۳. همکاری بین تیم‌ها را راحت‌تر می‌کند
در یک سازمان، کارها معمولاً به یک واحد محدود نمی‌شوند.
ممکن است یک پروژه هم‌زمان به همکاری واحدهای فروش، مالی، منابع انسانی، فنی و مدیریت نیاز داشته باشد.
اگر هر واحد اطلاعات خود را در یک محیط جداگانه نگهداری کند، هماهنگی بین آن‌ها دشوار می‌شود.
شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک بستر مشترک برای همکاری تیم‌ها مورد استفاده قرار بگیرد؛ جایی که افراد بر اساس نقش و سطح دسترسی خود بتوانند به اطلاعات و اسناد موردنیاز دسترسی داشته باشند.
این یکپارچگی باعث می‌شود اطلاعات کمتر بین افراد و واحدها گم شود و همکاری از حالت وابسته به ایمیل‌ها و فایل‌های پراکنده فاصله بگیرد.
۴. کارهای تکراری را کمتر می‌کند
بخش زیادی از زمان کارکنان صرف کارهایی می‌شود که ارزش اصلی کسب‌وکار را ایجاد نمی‌کنند؛ مانند ثبت اطلاعات، ارسال اعلان، انتقال داده یا پیگیری مرحله بعدی یک درخواست.
با ترکیب شیرپوینت با ابزارهای اکوسیستم مایکروسافت، می‌توان بخشی از این فعالیت‌ها را خودکار کرد.
برای مثال، یک درخواست می‌تواند در شیرپوینت ثبت شود و پس از ثبت، مراحل مشخصی برای بررسی، تأیید و اطلاع‌رسانی آن تعریف شود.
در چنین شرایطی، به جای اینکه هر مرحله کاملاً به پیگیری دستی کارکنان وابسته باشد، بخشی از جریان کار می‌تواند به شکل خودکار انجام شود.
نتیجه فقط سرعت بیشتر نیست؛ بلکه کاهش احتمال فراموشی و خطای انسانی نیز اهمیت دارد.
۵. فرآیندهای سازمانی را قابل‌پیگیری‌تر می‌کند
یکی از مشکلات فرآیندهای دستی این است که گاهی مشخص نیست یک درخواست دقیقاً در چه مرحله‌ای قرار دارد.
مثلاً برای یک درخواست خرید ممکن است چند نفر مسئول بررسی و تأیید باشند. اگر فرآیند با ایمیل و پیام انجام شود، پیدا کردن وضعیت درخواست یا اینکه اکنون در اختیار چه کسی است، همیشه ساده نیست.
با طراحی درست فرآیند در بستر شیرپوینت و ابزارهای مرتبط، می‌توان مراحل کار را ساختاریافته‌تر کرد و وضعیت درخواست‌ها را بهتر پیگیری کرد.
۶. دسترسی به اطلاعات را متناسب با نقش افراد مدیریت می‌کند
بهره‌وری بدون امنیت اطلاعات معنا ندارد.
قرار نیست همه افراد سازمان به تمام اسناد و اطلاعات دسترسی داشته باشند. در یک محیط سازمانی، هر فرد باید بتواند به اطلاعاتی که برای انجام وظایفش نیاز دارد دسترسی داشته باشد، بدون اینکه اطلاعات حساس بدون دلیل در اختیار افراد غیرمرتبط قرار بگیرد.
شیرپوینت امکانات مختلفی برای مدیریت دسترسی و مجوزها در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
این موضوع کمک می‌کند بین دسترسی آسان به اطلاعات موردنیاز و حفاظت از اطلاعات سازمانی تعادل مناسبی ایجاد شود.
آیا استفاده از شیرپوینت به‌تنهایی بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟
خیر.
این نکته بسیار مهم است.
پیاده‌سازی شیرپوینت به خودی خود تضمین نمی‌کند که سازمان بهره‌ورتر شود. اگر ساختار اطلاعات، معماری سایت‌ها، سطح دسترسی‌ها و فرآیندهای کاری بدون شناخت نیاز واقعی سازمان طراحی شوند، حتی یک پلتفرم قدرتمند هم ممکن است به یک سیستم پیچیده و کم‌استفاده تبدیل شود.
در واقع، بهره‌وری زمانی افزایش پیدا می‌کند که شیرپوینت متناسب با شیوه واقعی کار سازمان طراحی و پیاده‌سازی شود.
برای مثال، اگر کارکنان برای پیدا کردن یک فایل ساده مجبور باشند از چندین صفحه عبور کنند، استفاده از شیرپوینت نه‌تنها بهره‌وری را افزایش نمی‌دهد، بلکه ممکن است زمان بیشتری از آن‌ها بگیرد.
بنابراین قبل از پیاده‌سازی باید مشخص شود:
– کاربران چه اطلاعاتی نیاز دارند؟
– اطلاعات در حال حاضر کجا نگهداری می‌شود؟
– فرآیندهای اصلی سازمان چگونه انجام می‌شوند؟
– چه فعالیت‌هایی تکراری و زمان‌بر هستند؟
– چه کسانی باید به اطلاعات دسترسی داشته باشند؟
– کاربران چگونه قرار است از سیستم استفاده کنند؟
این شناخت، پایه یک پیاده‌سازی موفق است.
شیرپوینت برای چه بخش‌هایی از بهره‌وری سازمان کاربرد دارد؟
مدیریت اسناد
از ایجاد و نگهداری سند تا کنترل نسخه، دسته‌بندی، جست‌وجو و تعیین سطح دسترسی.
پورتال سازمانی
ایجاد یک نقطه دسترسی مشترک برای اخبار، اطلاعات، فرم‌ها، اسناد و خدمات موردنیاز کارکنان.
داشبورد و گزارش‌دهی
اتصال اطلاعات و داده‌های سازمانی به ابزارهای تحلیلی برای کمک به مدیران در مشاهده وضعیت فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری بهتر.
همکاری تیمی
فراهم کردن محیطی برای همکاری اعضای یک تیم روی فایل‌ها، اطلاعات و فعالیت‌های مشترک.
مدیریت فرآیندها
ساختاردهی و خودکارسازی بخشی از گردش کارهای سازمانی مانند درخواست‌ها، تأییدیه‌ها و فرآیندهای داخلی.
تأثیر شیرپوینت بر کاهش خطاهای انسانی
وقتی بخشی از کارها به صورت دستی انجام می‌شوند، احتمال خطا نیز افزایش پیدا می‌کند. وارد کردن چندباره اطلاعات، استفاده از نسخه قدیمی یک فایل یا فراموش کردن یک مرحله از فرآیند، نمونه‌هایی از این خطاها هستند.
البته هیچ سیستمی نمی‌تواند تمام خطاهای انسانی را از بین ببرد، اما ساختارمند کردن اطلاعات و فرآیندها می‌تواند احتمال بسیاری از اشتباهات رایج را کاهش دهد. وقتی اطلاعات در یک محیط مشخص قرار داشته باشد و مراحل انجام یک کار نیز ساختار مشخصی داشته باشند، افراد کمتر مجبور می‌شوند بر اساس حافظه، فایل‌های شخصی یا پیام‌های پراکنده تصمیم بگیرند.
اتوماسیون فرآیندها چه تأثیری بر بهره‌وری دارد؟
وقتی یک فرآیند به شکل دستی انجام می‌شود، معمولاً برای هر مرحله به پیگیری افراد نیاز است. همین موضوع می‌تواند باعث ایجاد تأخیر در کارها شود. با استفاده از شیرپوینت و ابزارهای مرتبط با آن، می‌توان برای برخی فرآیندها مسیر مشخصی تعریف کرد؛ از ثبت درخواست گرفته تا بررسی، تأیید و اطلاع‌رسانی.
برای مثال:
به جای اینکه کارمند برای تأیید یک درخواست چند بار ایمیل ارسال کند، درخواست در یک مسیر مشخص قرار می‌گیرد و فرد مسئول می‌تواند آن را بررسی کند.
این نوع اتوماسیون باعث می‌شود فرآیندها قابل پیشبینی تر شوند و زمان کمتری صرف هماهنگی‌های دستی شود.
نقش شیرپوینت در مدیریت زمان کارکنان
زمان کارکنان یکی از مهم‌ترین منابع هر سازمان است. وقتی افراد بخش زیادی از روز کاری خود را صرف جست‌وجوی اطلاعات، هماهنگی‌های تکراری یا پیگیری وضعیت کارها می‌کنند، زمان کمتری برای فعالیت‌های اصلی باقی می‌ماند.
شیرپوینت با فراهم کردن یک محیط متمرکز برای اطلاعات و فرآیندها می‌تواند این زمان‌های پراکنده را کاهش دهد.
در واقع، هدف این نیست که کارکنان فقط سریع‌تر کار کنند؛ بلکه باید کاری کرد که زمان کمتری برای انجام کارهای غیرضروری صرف شود.
شیرپوینت و بهبود ارتباط بین واحدهای سازمان
یکی دیگر از عوامل مؤثر بر بهره‌وری، ارتباط مناسب بین واحدهای مختلف است.
وقتی هر واحد اطلاعات و فایل‌های خود را به شکل جداگانه مدیریت کند، انتقال اطلاعات بین بخش‌ها می‌تواند دشوار شود.
ایجاد فضاهای مشترک و ساختارهای مشخص در شیرپوینت می‌تواند ارتباط بین واحدها را ساده‌تر کند. برای مثال، تیم‌های مختلف یک پروژه می‌توانند اطلاعات مرتبط با پروژه را در محیطی مشترک و بر اساس سطح دسترسی خود مشاهده کنند.
این موضوع به کاهش دوباره‌کاری و جلوگیری از ایجاد اطلاعات موازی کمک می‌کند.
افزایش بهره‌وری با شیرپوینت از کجا شروع می‌شود؟
بهتر است سازمان‌ها قبل از اینکه مستقیماً سراغ طراحی صفحات و امکانات مختلف شیرپوینت بروند، ابتدا مشکلات واقعی خود را شناسایی کنند.
گاهی مسئله اصلی سازمان نبود یک نرم‌افزار جدید نیست؛ بلکه نبود ساختار مناسب برای اطلاعات است.
گاهی مشکل، زمان‌بر بودن یک فرآیند دستی است.
در بعضی سازمان‌ها نیز مشکل اصلی این است که کارکنان نمی‌دانند اطلاعات موردنیازشان را از کجا پیدا کنند.
بنابراین مسیر درست می‌تواند با چند سؤال ساده شروع شود:
کدام فعالیت‌ها بیشترین زمان را از کارکنان می‌گیرند؟
کدام اطلاعات بیشتر از همه جست‌وجو می‌شوند؟
کدام فرآیندها هنوز به ایمیل، فایل Excel یا پیگیری دستی وابسته‌اند؟
کاربران در استفاده از سیستم‌های فعلی با چه مشکلاتی مواجه هستند؟
پاسخ به این سؤال‌ها کمک می‌کند مشخص شود شیرپوینت دقیقاً در کدام قسمت می‌تواند بیشترین ارزش را برای سازمان ایجاد کند.
چه عواملی موفقیت شیرپوینت را در یک سازمان تعیین می‌کنند؟
موفقیت یک پروژه شیرپوینت فقط به نصب یا راه‌اندازی نرم‌افزار وابسته نیست. طراحی درست ساختار، شناخت نیاز کاربران، انتخاب روش مناسب برای مدیریت اسناد و فرآیندها و توجه به تجربه کاربری همگی اهمیت دارند.
از طرف دیگر، کارکنان باید بدانند سیستم جدید قرار است چه مشکلی از آن‌ها حل کند. اگر کاربران دلیل استفاده از یک سیستم را درک نکنند، حتی بهترین راهکار نیز ممکن است با استقبال مناسبی مواجه نشود. بنابراین آموزش کاربران و همراه کردن آن‌ها با تغییرات، بخشی از مسیر افزایش بهره‌وری است.
جمع‌بندی
بهره‌وری سازمانی همیشه با اضافه کردن ابزارهای بیشتر به دست نمی‌آید. گاهی مسئله اصلی این است که ابزارها و اطلاعات موجود، به شکل درست در کنار یکدیگر قرار نگرفته‌اند. شیرپوینت می‌تواند با متمرکز کردن اطلاعات، مدیریت بهتر اسناد، ساده‌تر کردن همکاری تیمی، ساختاردهی فرآیندها و کاهش فعالیت‌های تکراری، بخشی از این مشکلات را برطرف کند.
اما ارزش واقعی شیرپوینت زمانی مشخص می‌شود که این پلتفرم بر اساس نیازهای واقعی سازمان طراحی شود؛ نه اینکه صرفاً به عنوان یک نرم‌افزار جدید در اختیار کارکنان قرار بگیرد. در نهایت، هدف از پیاده‌سازی شیرپوینت نباید «داشتن شیرپوینت » باشد. هدف باید این باشد که:
کارکنان بتوانند اطلاعات را سریع‌تر پیدا کنند، کارها را ساده‌تر انجام دهند و سازمان بتواند فرآیندهای خود را منظم‌تر و هوشمندانه‌تر مدیریت کند.
این همان نقطه‌ای است که شیرپوینت می‌تواند از یک ابزار مدیریت اطلاعات، به بخشی از زیرساخت بهره‌وری سازمان تبدیل شود.
